Giấy tờ cũ do cơ quan nay không còn tồn tại cấp

Bà S. giữ một tập giấy tờ từ trước khi rời Việt Nam, nhưng tên cơ quan cấp ghi trên đó nay không còn nữa — đơn vị hành chính đã sáp nhập, tên gọi đã thay đổi. Bà lo rằng giấy tờ đã thành vô giá trị. Thực tế không phải vậy, nhưng để dùng được thì cần thêm một bước.

Giấy tờ được cấp hợp lệ vào thời điểm đó vẫn có giá trị

Đây là nguyên tắc nền, và nó áp dụng rộng hơn nhiều người nghĩ.

Một giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp hợp lệ vào thời điểm cấp thì sự kiện nó ghi nhận vẫn có giá trị, kể cả khi cơ quan đó sau này đổi tên, sáp nhập hoặc giải thể. Một giấy khai sinh cấp năm xưa vẫn chứng minh việc sinh ra; việc phường xã nay đã nhập vào đơn vị khác không làm sự kiện đó biến mất.

Điều thay đổi là nơi phải hỏi khi cần xác minh hoặc cần cấp lại. Khi một đơn vị hành chính sáp nhập, hồ sơ lưu trữ của nó thường được chuyển cho đơn vị kế thừa — và tìm ra đơn vị kế thừa là việc thật sự phải làm.

Cách xác định và thẩm quyền cấp lại thuộc cơ quan hộ tịch và cơ quan lưu trữ, nên phải hỏi trực tiếp cho từng loại giấy.

Ba việc cần làm với một tập giấy tờ cũ

Làm theo thứ tự này thì mỗi bước cho đầu vào của bước sau.

Phân loại theo nội dung, không theo hình thức. Giấy nào ghi nhận sự kiện hộ tịch (sinh, kết hôn, khai tử), giấy nào chứng minh nhân thân, giấy nào liên quan tài sản. Mỗi nhóm có nơi hỏi khác nhau.

Với mỗi giấy, xác định đơn vị kế thừa hiện nay. Địa danh cũ ghi trên giấy nay thuộc đơn vị nào — đây là câu người thân ở Việt Nam hoặc cơ quan hộ tịch địa phương trả lời được.

Hỏi xem giấy đó dùng trực tiếp được không, hay cần cấp lại theo mẫu hiện hành. Câu trả lời khác nhau tuỳ thủ tục mình đang làm — nên hỏi kèm mục đích sử dụng.

Hai bước hay bị quên khi dùng giấy từ nước ngoài

Với người sống ở nước ngoài, hai bước này thường là chỗ hồ sơ bị trả lại.

Hợp pháp hoá lãnh sự. Giấy do nước này cấp muốn dùng ở nước kia thường phải qua thủ tục chứng nhận, trừ khi hai nước có thoả thuận miễn. Áp dụng theo cả hai chiều: giấy Việt Nam mang ra nước ngoài, và giấy nước ngoài mang về Việt Nam.

Dịch thuật có công chứng. Bản dịch phải do đơn vị được chấp nhận thực hiện; bản tự dịch thường không được nhận.

Ba điều nên hỏi trước cho đỡ mất công:

Thủ tục này có yêu cầu hợp pháp hoá không, và hai nước có miễn cho nhau không?

Bản dịch phải do ai thực hiện thì được chấp nhận?

Bản sao có thời hạn không? Nhiều nơi chỉ nhận bản cấp trong một khoảng thời gian gần đây, nên làm quá sớm cũng phí.

Nếu lưu trữ đã thất lạc hẳn

Có những trường hợp hồ sơ không còn vì thời gian hoặc vì biến động. Khi đó:

Hỏi về thủ tục đăng ký lại. Hệ thống hộ tịch có cơ chế cho trường hợp sự kiện đã xảy ra nhưng sổ gốc không còn. Điều kiện và giấy tờ cần thiết phải hỏi cơ quan hộ tịch.

Dùng giấy tờ khác cùng thời kỳ làm chứng cứ — học bạ, sổ khám bệnh, giấy tờ của anh chị em ruột có cùng thông tin cha mẹ.

Hỏi luật sư nếu việc này gắn với tài sản hoặc thừa kế. Với hồ sơ chỉ để làm giấy tờ thông thường thì tự làm được; với hồ sơ có tranh chấp thì nên có người chuyên.

Và lời khuyên chung cho mọi người trong nhóm này: chụp lại toàn bộ tập giấy tờ cũ ngay hôm nay, lưu ở nơi truy cập được từ xa, và gửi một bản cho người thân. Giấy cũ mục dần, và mỗi tấm mất đi là một mắt xích phải dựng lại bằng cách khó hơn nhiều.

Bài học rút ra từ ca này

Ba điểm.

Cơ quan đổi tên không làm giấy tờ mất giá trị. Nó chỉ đổi nơi phải hỏi.

Tìm đơn vị kế thừa là việc thật sự phải làm, và người thân ở Việt Nam làm việc này nhanh hơn nhiều so với hỏi từ xa.

Hỏi kèm mục đích sử dụng. "Giấy này còn dùng được không" là câu thiếu vế; "giấy này dùng cho thủ tục X được không" mới nhận được câu trả lời dùng được.